19 avril 2016

Spiraldex

Nouveau petit retour d'expérience, depuis janvier, je teste une variante du chronodex nommée spiraldex, à la fois côté pro et côté perso.

Chronodex ? Spiraldex ? Mais c'est quoi ces trucs aux noms barbares ?

Dans les deux cas, il s'agit d'outils visuels de découpe du temps, des variantes de la timeline quotidienne basique qu'emploient de nombreux adeptes du BuJo et autres outils d'organisation.

Leur paternité revient, d'après mes sources, à Kent From Oz (je n'ai pas été vérifier plus avant).

Le principe est simple mais ne parlera pas à tout le monde car c'est assez conceptuel.
Ce qui m'a attirée, intriguée, poussée à le tester, c'est son aspect... ludique. L'aspect coquille d'escargot du spiraldex ne pouvait pas me laisser indifférente.

Pour parler plus franc : ce n'est clairement pas indispensable, mais c'est fun !



La spirale représente une journée, découpée heure par heure. On peut y faire figurer les 24 heures quotidiennes ou la limiter à une plage plus restreinte.
Celle que l'on retrouve le plus sur le net va de 6 heures du matin à minuit. C'est idéal quand on a un seul BuJo pour l'ensemble de ses activités.

Dans tous les cas il faut associer une légende, idéalement un code couleur : 1 couleur = 1 activité, avec ou sans motifs distincts, et les cases sont complétées en suivant cette légende. On peut ensuite annoter des précisions tout autour de la spirale selon ses besoins.
Ce qui peut vite donner un aspect plutôt chaotique à la bestiole... sans que ce soit pour autant désagréable, loin de là. Ce qui compte, de toute façon, c'est que l'utilisateur s'y retrouve.

Ça s'utilise comment ?

On peut employer les spiraldex de 2 façons différentes :
  • pour planifier ses activités ;
  • pour historiser / tracer ses activités.
Ces deux emplois peuvent se faire en parallèle. Pour que ça ne fasse pas brouillons, on peut pousser le vice jusqu'à prévoir 2 spirales / jour : une qui sert de planning, l'autre d'historique. Cependant, à ce stade-là, on mérite un titre d'accro de l'organisation (limite compulsif), je suppose.

Pour planifier

La spirale est complétée en avance, idéalement la veille, avec l'emploi du temps que l'on a prévu de suivre. 
Dans cet usage, cet outil est particulièrement efficace quand on a des journées prédécoupées d'avance, avec un planning défini, comme c'est le cas quand on est scolarisé / étudiant / en formation, que l'on se partage des temps de tâches précis avec des collègues ou que l'on a des activités très récurrentes auxquelles on réserve des créneaux.

Avantage : cela permet de visualiser en un clin d’œil la façon dont on a organisé sa journée et les créneaux "libres" encore disponibles (s'il y en a).

Pour historiser

La spirale est complétée au fil du temps ou en fin de journée, avec le partage réel des activités et tâches effectués.

Avantage : cela permet d'analyser le temps réel dédié à ses différentes activités en un coup d’œil, ce qui peut être utile pour ajuster son emploi du temps au mieux.

Au départ, j'ai testé l'outil uniquement pour historiser.

Suite à la phase d'essai, je l'ai adopté de façon ponctuelle pour mon bullet journal personnel sur certains week-end et jours non travaillés, car je le trouve ludique et visuel ; cela me permet de cibler mes débordements.
Je l'utilise pour améliorer mon organisation personnelle de façon à être plus efficace sur certaines tâches... afin de mieux me dégager du temps-plaisir et des plages pour les loisirs créatifs ou l'écriture.

J'aurai l'honnêteté d'avouer, quand même, 
que l'habitude n'a pas vraiment pris côté perso.

Pour mes activités professionnelles, j'ai eu plus de mal à exploiter le chronodex, il m'a fallu du temps pour en adopter l'usage. Au final, c'est à ce niveau que l'outil m'apporte le plus.

J'ai commencé à l'employer à la fois pour planifier et historiser : la veille, je note les plages réservées d'office (réunions, tâches à faire impérativement) et je complète le reste au fur et à mesure de la journée, pour historiser ce qui est réellement fait.

Je me suis interrogée sur le fait de le remplacer par une timeline horizontale, puis j'en ai abandonné l'idée : au moins, après les avoir intrigués, mes spirales font marrer mes collègues.

Pour tenter à votre tour, voici les modèles que j'ai exploités...

... pour mon BuJo personnel : il couvre la plage horaire la plus classique (6 h - minuit) et vous pouvez soit le "décalquer" soit en faire des étiquettes.
J'avoue qu'avec le temps, quand j'en ai besoin côté perso, j'ai pris l'habitude de dessiner mes spiraldex à main levée même si le résultat visuel est toujours aléatoire.


... pour mon BuJo professionnel : le modèle couvre une plage plus réduite (7 h - 20 h), puisque je ne passe pas mes soirées au travail, mais je peux malgré tout m'en servir pour ne pas oublier des réunions / activités annexes ; le principal restait de couvrir la plage 8 h - 19 h.
Côté pro, pour m'assurer que mon BuJo reste clean, j'imprime des étiquettes.



Ces modèles me permettent d'illustrer que chaque utilisateur peut adapter cet outil.

Mon verdict personnel

Si, au départ, les côtés visuel et ludique m'ont séduite et poussée à tester, il m'a fallu une période d'adaptation au cours de laquelle j'ai douté de l'utilité du spiraldex. J'ai fini par en adopter l'usage ponctuel car, sans être indispensable, il m'aide à :
  • lutter contre ma propension à me disperser 
  • me concentrer sur mes priorités (surtout côté pro).
Parfois, ce n'est pas du luxe !

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