22 mars 2016

Non, un tracker, ce n'est pas un psychopathe...

... c'est juste une super astuce pour gérer les tâches récurrentes et on peut s'en servir pour tout et n'importe quoi.

Vraiment n'importe quoi !

Par exemple, pour se faire un planning des tâches ménagères. OK, ce n'est pas l'exemple le plus inspirant... même si cela peut s'avérer utile quand on est une fée du logis, ou, plus tendancieux, quand on veut le faire croire. 
En effet, il ne faut pas rêver, ce n'est pas parce qu'on se prépare une jolie liste qui nous résume ce qu'on doit faire selon une récurrence (semaine / mois / etc) que l'on va s'y tenir.
Par contre, si on est honnête avec soi-même, on obtient un beau visuel de notre procrastination !

Blague à part, ça aide, c'est un coup de pouce pour s'organiser quand on a 36 trucs à faire, sur la durée, et quand on n'a pas de tête, cela peut s'avérer très pratique.


Comment faire un tracker

Si toutes les tâches possèdent la même récurrence, c'est plus simple, car on fait un seul tableau.
C'est rarement le cas.
Il est donc fréquent d'opter pour l'emploi de plusieurs tableaux, chacun permettant de suivre une récurrence différente. Le tout est de les associer de façon pratique afin de les regrouper.
Par exemple, en prenant comme item l'élevage de nains de jardin et animaux en résine* :
  • Commencer par lister les tâches qui devront figurer dans votre tracker, en essayant d'être le plus exhaustif possible.
    > les compter pour vérifier qu'il n'en manque pas
    > les nettoyer
    > arracher les mauvaises herbes qui grimpent dessus
    > les repeindre
    > en acquérir de nouveaux
    > rentrer pour l'hiver ceux qui sont transportables
    > les sortir pour l'été
    > protéger pour l'hiver ceux qui sont trop lourds / encombrants
    > retirer les protections pour la belle saison
    > etc.
  • Établir leur récurrences et les séparer en fonction de celle-ci : regrouper les tâches quotidiennes, les tâches hebdomadaire, mensuelles, etc. Un tableau façon "liste complète" peut s'avérer très utile (cliquez dessus pour mieux voir).
  • Faire autant de tableaux que nécessaire avec :
    > les tâches en première colonne
    > les colonnes de tracking correspondant aux récurrences
    > un symbole permettant d'enregistrer facilement si la tâche a été faite ou non (dans mon exemple, il suffit de remplir les ronds), ou bien un champ libre pour noter la date de réalisation.
    Voici donc à quoi ça peut ressembler... (cliquez dessus pour mieux voir) (notez que j'ai hyper-détaillé à dessin mon exemple bidon vs pourri, histoire qu'il illustre bien l'article, il n'est pas toujours nécessaire de distinguer / redécouper autant les tâches) (chacun fait à sa sauce)
 

Les pièges à éviter
  • Se montrer "trop gourmand" : c'est tentant de se faire des to-do-list de malade, mais intenable dans la durée.
    Au mieux, vous trouverez ça anxiogène, vous n'arriverez jamais à tout faire et vous les abandonnerez.
    Au pire, vous essaierez de les tenir coûte que coûte et vous épuiserez / dégoûterez.
    J'ai testé les deux options pour vous (je suis trop bonne...) donc croyez-moi sur parole.
  • Faire revenir trop souvent certaines tâches : surtout celles qui sont pénibles / chronophages, quand elles n'ont vraiment pas besoin d'être réalisées trop souvent, il faut espacer.
  • Utiliser l'outil brut de décoffrage sans se l'approprier et l'adapter : il ne conviendra pas à vos besoins ou, pire, vous poussera à perdre du temps sur des tâches inutiles.
    Ainsi, dans mon exemple, j'ai tenu compte des saisons en supprimant les récurrences inutiles en hiver ou en été.
    Dans l'un des trackers que j'utilise, j'ai créé des tableaux pour les tâches trimestrielles ou qui ne reviennent que 2 fois dans l'année, pas forcément parce qu'il faut les faire tous les 3 ou 6 mois, mais parce que je sais que je ne pourrai pas les assumer plus souvent (ou que je n'en prendrai pas le temps).
  • Figer l'outil : il est important que vos trackers restent flexibles, qu'ils s'adaptent à vos besoins, donc il ne faut pas les "figer" : à chaque fois que c'est nécessaire, mettez-les à jour et réimprimez-les.

Comment utiliser un tracker

C'est très simple :
  • On l'imprime.
  • On le place à un endroit stratégique où il restera dans le champ de vision / sera facile à remplir.
  • On le complète au fur et à mesure que les tâches sont réalisées (ou pas, quand elles passent à l'as).
Quand le tracker est terminé, ou obsolète, on le remplace et on recommence (ou pas, si vraiment on n'en a pas l'usage).

En détourner l'usage peut s'avérer utile

Avec quelques ajustements, un tracker peut se partager. Par exemple, si vous travaillez en équipe et que vous souhaitez que chacun fasse une tâche à tour de rôle, ça peut éviter pas mal d'oublis / de conflits et inciter chacun à apporter sa contribution.
Avec un côté ludique, il parait que ça peut aussi s'appliquer en famille pour éviter les conflits autour des corvées, par exemple (là, ne comptez pas sur moi pour tester, ma bonté a ses limites).


* désolée, je n'ai pas trouvé d'idée plus crétine ! je n'avais clairement pas envie de vous la jouer fée du logis, là ; c'est plus fun, non ?

8 commentaires:

  1. Ce truc est vraiment flippant ! À chaque fois que tu passes devant, tu te rends compte qu'il y a un millier de trucs à faire. Je vivrais dans la terreur avec un truc pareil. Brrr...

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    1. Pour moi ça a l'effet inverse, ça pose les choses, ça me permet de prioriser, donc d'étouffer mes angoisses. Il est clair qu'il ne faut pas l'utiliser si ça a un effet anxiogène, ce n'est pas le but. ^^
      Note que je ne le fais pas pour le jardin, nous avons tellement de retard que... pfff. Du coup, j'ai développé une autre technique plus ludique encore pour m'auto-féliciter de mes avancées.

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    2. Elikya, j'ai oublié de préciser : à titre perso, je n'utilise pas de tracker hebdomadaire, l'emploie l'outil uniquement pour les tâches mensuelles / trimestriels / bisannuelles / annuelles. C'est déjà bien assez !
      (par contre, je liste quand même les tâches hebdos dans le tableau des tâches complètes, pour une question de visibilité)

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  2. C'est pas mal comme idée d'organisation... Je vais y réfléchir. Je connaissais le bullet journal, le kan ban, mais pas celui-là.

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    1. Merci pour ce commentaire, Bonheur du Jour ! Note que l'idée n'est pas de moi, je ne fais que donner de la visibilité à l'outil. J'espère qu'il te sera utile.

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  3. Encore une fois, je suis admirative. C'est un outil que je serais incapable d'utiliser...

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    1. C'est un outil qui n'est pas fait pour tout le monde... et comme tout outil, il faut l'adopter (et le personnaliser) uniquement si on en a besoin.

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    2. L'organisation est pour moi un rêve, une douce utopie dont je me sais incapable. En fait, dès que j'essaie de ranger, je perds tout. Ce n'est pas une blague. Dès que je m'organise, c'est là où je rate les trucs importants, rdv etc. Donc tout dans le cerveau, et je croise les doigts pour qu'il n'y ai pas de surchauffe ou de court-circuit!

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